Hurtig implementering af nyt økonomisystem

Holbæk Forsyning stod ved udgangen af 2009 overfor at skulle implementere et nyt økonomisystem. Og da man i løbet af 2010 alligevel skulle ændre sin interne it - som en konsekvens af den nye lovgivning på området - valgte man at få den nye Navision-løsning hosted hos TDC Hosting. Løsningen blev implementeret på rekordtid og gik i luften 18. december.

- Som det er nu, har vi kun outsourcet driften af økonomisystemet. Alt det andet kører fortsat i kommunen i en overgangsperiode. I løbet af 2010 skal vi så have besluttet, om vi også vælger at få resten af vores it-løsning hosted hos TDC Hosting, fortæller Mette Hauge Jørgensen, der er leder af økonomiafdelingen i Holbæk Forsyning.

- Vi havde egentlig to udbydere at vælge imellem, men for det første var vores rådgiver fra TDC Hosting meget lettere at forstå - og for det andet var de billigere end den anden udbyder. Så egentlig var valget ikke så svært, erindrer Mette Hauge Jørgensen.

Hosted løsning vs. egen it-afdeling

Holbæk Forsyning tæller i dag 67 ansatte og dækker 70.000 borgere. På grund af virksomhedens begrænsede størrelse overvejede man slet ikke at håndtere implementeringen og driften af det nye økonomisystem selv.

- Fordelene ved en hosted løsning er jo store. Man får nogen til at håndtere ens it, som virkelig kan deres kram. Alternativet er jo, at man selv skal ansætte og uddanne en medarbejder, og der er det jo væsentligt lettere at outsource det. Det gælder især, fordi der jo ikke kun er tale om at mestre ét system. Vi skal hele vejen rundt, så det er mange systemer, det drejer sig om, pointerer Mette Hauge Jørgensen.

Da Holbæk Forsyning hidtil har ligget i kommunalt regi, var intern it et helt nyt område for dem.

- Vi var stort set på bar bund. Men ved det første møde med vores rådgiver kom han med nogle gode forslag og løsningsmodeller. Han kunne ret hurtigt se, hvad vi havde brug for - så der fik vi en god vejledning. Og vi havde også selv nogle ideer til det, som han så hjalp os med at integrere i setup'et, beretter Mette Hauge Jørgensen.

En presset tidsplan

Det nyligt etablerede forsyningsselskab brugte efteråret på at undersøge markedet for at finde frem til den rigtige løsning for det nye økonomisystem. Deadline for implementeringen var 1. januar 2010. Derfra skulle TDC Hosting kunne hoste systemet, og Holbæk Forsyning skulle kunne fakturere kunder og registrere timeforbrug for deres ansatte.

- Vi foreholdt TDC Hosting datoen på vores indledende møde, og de vendte ret hurtigt tilbage med besked om, at det godt kunne lade sig gøre. Det gav et lidt presset forløb, men de var faktisk færdige allerede d. 18. december, så vi var online før tidsplanen - og det var jo fantastisk, beretter Mette Hauge Jørgensen.

I mål til tiden uden stress

Den stramme tidsplan har dog ikke haft en negativ indflydelse på virksomhedens oplevelse af implementeringsfasen.

- Det, at tidsplanen blev overholdt til punkt og prikke, var en rigtig positiv oplevelse. Og så har det været rigtig rart, at vi hele vejen igennem har kunnet få svar på de spørgsmål vi har haft. Også samarbejdet mellem TDC Hosting og Navision, som også var inde over og skulle bidrage med nogle ting, har fungerede rigtig fint, konstaterer Mette Hauge Jørgensen, og uddyber:

- Processen har alt i alt været rigtig god. Der har selvfølgelig været nogle småting, som ikke helt fungerede fra starten, og vi har løbende haft spørgsmål. Men vi har fået tingene løst, når de opstod, og hurtige svar på det, vi ikke forstod. Og selvom det tekniske fagsprog kan være lidt uvant for os, så har vi haft et fint samarbejde - både med Kristian som gav os den indledende vejledning og med vores projektleder Rikke, som var vores kontaktperson i implementeringsfasen.

Det var i det hele taget rart at have én kontaktperson undervejs, fordi vi så altid vidste, hvor vi skulle henvende os, hvis der var problemer.

Hurtig fejlretning og opfølgning undervejs

Generelt har Mette Hauge Jørgensen været godt tilfreds med service-niveauet i implementeringsfasen.

- Når der har været fejl, synes jeg generelt, det går ret hurtigt med at få det rettet. Når man henvender sig, opretter TDC Hosting hurtigt en sag på fejlen eller spørgsmålet. De er gode til at informere undervejs, og når opgaven er løst, får man hurtigt besked om, at sagen er løst og lukket, forklarer lederen, og fortsætter:
- Nu er vi oppe at køre, så egentlig forventer jeg bare, at tingene glider, og at vi stort set ikke skal tale med TDC Hosting. Og så regner jeg selvfølgelig med, at eventuelle problemer løses ligeså hurtigt som de er blevet hidtil. Men det, vi har oplevet, har mest været indkøringsproblemer, så jeg regner med at det kommer til at køre uden problemer fremover, slutter hun.

Fakta om TDC Hostings løsninger til forsyningssektoren

Løsninger til forsyningssektoren leverer vi ofte som en totalløsning der indeholder:

• ESDH, Netcompany
• GIS, Informi GIS
• Økonomisystemer

Samarbejdspartnerne er nøje udvalgt efter deres erfaring og indsigt i forsyningsmarkedet.

Kontakt

Martin Lindahl Pedersen, mlp@tdchosting.dk / +45 40 21 33 12