Holbæk Forsyning
Hurtig implementering af nyt økonomisystem
"Som det er nu, har vi kun outsourcet driften af
økonomisystemet. Alt det andet kører fortsat i kommunen i en
overgangsperiode. I løbet af 2010 skal vi så have besluttet, om vi
også vælger at få resten af vores IT-løsning hostet hos TDC
Hosting," fortæller Mette Hauge Jørgensen, der er leder af
økonomiafdelingen i Holbæk Forsyning.
"Vi havde egentlig to udbydere at vælge imellem, men for det
første var vores rådgiver fra TDC Hosting meget lettere at forstå -
og for det andet var de billigere end den anden udbyder. Så
egentlig var valget ikke så svært," erindrer Mette Hauge
Jørgensen.
Hostet løsning vs. egen IT-afdeling
Holbæk Forsyning tæller i dag 67 ansatte og dækker 70.000
borgere. På grund af virksomhedens begrænsede størrelse overvejede
man slet ikke at håndtere implementeringen og driften af det nye
økonomisystem selv.
"Fordelene ved en hostet løsning er jo store. Man får nogen til
at håndtere ens IT, som virkelig kan deres kram. Alternativet er
jo, at man selv skal ansætte og uddanne en medarbejder, og der er
det jo væsentligt lettere at outsource det. Det gælder især, fordi
der jo ikke kun er tale om at mestre ét system. Vi skal hele vejen
rundt, så det er mange systemer, det drejer sig om," pointerer
Mette Hauge Jørgensen.
Da Holbæk Forsyning hidtil har ligget i kommunalt regi, var
intern IT et helt nyt område for dem.
"Vi var stort set på bar bund. Men ved det første møde med vores
rådgiver kom han med nogle gode forslag og løsningsmodeller. Han
kunne ret hurtigt se, hvad vi havde brug for - så der fik vi en god
vejledning. Og vi havde også selv nogle idéer til det, som han så
hjalp os med at integrere i setup'et," beretter Mette Hauge
Jørgensen.
En presset tidsplan
Det nyligt etablerede forsyningsselskab brugte efteråret på at
undersøge markedet for at finde frem til den rigtige løsning for
det nye økonomisystem. Deadline for implementeringen var 1. januar
2010. Derfra skulle TDC Hosting kunne hoste systemet, og Holbæk
Forsyning skulle kunne fakturere kunder og registrere timeforbrug
for deres ansatte.
"Vi foreholdt TDC Hosting datoen på vores indledende møde, og de
vendte ret hurtigt tilbage med besked om, at det godt kunne lade
sig gøre. Det gav et lidt presset forløb, men de var faktisk
færdige allerede d. 18. december, så vi var online før tidsplanen -
og det var jo fantastisk," beretter Mette Hauge Jørgensen.
I mål til tiden uden stress
Den stramme tidsplan har dog ikke haft en negativ indflydelse på
virksomhedens oplevelse af implementeringsfasen.
"Det, at tidsplanen blev overholdt til punkt og prikke, var en
rigtig positiv oplevelse. Og så har det været rigtig rart, at vi
hele vejen igennem har kunnet få svar på de spørgsmål, vi har haft.
Også samarbejdet mellem TDC Hosting og Navision, som også var inde
over og skulle bidrage med nogle ting, har fungeret rigtig fint,"
konstaterer Mette Hauge Jørgensen, og uddyber:
"Processen har alt i alt været rigtig god. Der har selvfølgelig
været nogle småting, som ikke helt fungerede fra starten, og vi har
løbende haft spørgsmål. Men vi har fået tingene løst, når de opstod
og hurtige svar på det, vi ikke forstod. Og selvom det tekniske
fagsprog kan være lidt uvant for os, så har vi haft et fint
samarbejde - både med Kristian som gav os den indledende vejledning
og med vores projektleder Rikke, som var vores kontaktperson i
implementeringsfasen. Det var i det hele taget rart at have én
kontaktperson undervejs, fordi vi så altid vidste, hvor vi skulle
henvende os, hvis der var problemer."
Hurtig fejlretning og opfølgning undervejs
Generelt har Mette Hauge Jørgensen været godt tilfreds med
serviceniveauet i implementeringsfasen.
"Når der har været fejl, synes jeg generelt, det går ret hurtigt
med at få det rettet. Når man henvender sig, opretter TDC Hosting
hurtigt en sag på fejlen eller spørgsmålet. De er gode til at
informere undervejs, og når opgaven er løst, får man hurtigt besked
om, at sagen er løst og lukket," forklarer lederen og
fortsætter:
"Nu er vi oppe at køre, så egentlig forventer jeg bare, at
tingene glider, og at vi stort set ikke skal tale med TDC Hosting.
Og så regner jeg selvfølgelig med, at eventuelle problemer løses
ligeså hurtigt, som de er blevet hidtil. Men det, vi har oplevet,
har mest været indkøringsproblemer, så jeg regner med at det kommer
til at køre uden problemer fremover," slutter hun.
